PDF failide tihendamine ja liitmine DigiDoc4 ja e-Eesti jaoks

Eesti on maailma juhtiv digiriik, kus peaaegu 100% riiklikest ja ärilistest teenustest toimivad digitaalselt. Iga päev allkirjastavad kümned tuhanded inimesed ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil lepinguid, avaldusi ja aruandeid DigiDoc4 tarkvaras.

Siiski puutuvad paljud kasutajad kokku probleemiga: skaneeritud või mitmest lehest koosnevad PDF-failid on liiga suured või ametiasutused (nagu Maksu- ja Tolliamet, Äriregister või kohtud) nõuavad kindlat faili suuruse piirangut.

Selles juhendis vaatleme, kuidas PDF-dokumente enne digiallkirjastamist korrastada, liita ja faili mahtu vähendada — hoides samal ajal andmed 100% turvalisena.

---

Miks tekib probleem suuremahuliste PDF-failidega?

1. Skannerite liiga kõrge resolutsioon: Kui skaneerite lepinguid või arveid 300 või 600 DPI eraldusvõimega, võib 5-leheküljeline dokument võtta 20–40 MB ruumi.
2. DigiDoc konteiner (.asice / .bdoc): Kuigi DigiDoc konteiner suudab mahutada suuri faile, muutub allkirjastatud faili e-kirjaga saatmine tihti võimatuks, kuna paljud meiliserverid seavad manuse limiidiks 10 MB või 25 MB.
3. Riigiportaalide üleslaadimise piirangud: e-Äriregister, Maksu- ja Tolliamet ning mitmed kohtusüsteemid seavad üksikute failide manustamisel ranged piirangud (tavaliselt 5–10 MB).

---

Samm-sammuline juhend: PDF-i ettevalmistamine allkirjastamiseks

1. Samm: Mitme dokumendi liitmine üheks tervikuks

Kui teil on mitu eraldi faili (näiteks lepingu põhiosa, lisad ja volikiri), on alati mugavam ja selgem liita need enne allkirjastamist üheks failiks.

• Avage KeepPDF-i PDF-i liitmise tööriist.
• Lohistage failid soovitud järjekorras aknasse.
• Klõpsake Ühenda PDF ja laadige valmis dokument alla.

2. Samm: Faili mahu optimeerimine (tihendamine)

Kui teie liidetud dokument ületab vajaliku mahu, tuleb seda tihendada:

• Kasutage PDF-i tihendamise tööriista.
• Valige sobiv režiim:
  • Põhiline tihendamine: säilitab algse teksti ja vektorid, vähendades samal ajal faili struktuuri mahtu.
  • Tugev tihendamine: ideaalne skaneeritud paberlepingutele ja piltidega dokumentidele, vähendades mahtu kuni 80%.

3. Samm: Lehtede pööramine ja kontroll

Tihti satuvad skaneerimisel mõned lehed tagurpidi. DigiDocis allkirjastatud faili ei saa pärast allkirja andmist enam muuta ilma allkirja kehtetuks muutmata!

• Avage PDF-i lehtede korrastaja.
• Pöörake valepidi olevad lehed õigeks ja eemaldage vajadusel tühjad lehed.

4. Samm: Allkirjastamine DigiDoc4 tarkvaras

Kui PDF on valmis, avage ametlik DigiDoc4 rakendus oma arvutis, lohistage optimeeritud PDF aknasse ja allkirjastage oma ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID PIN2 koodiga.

---

Privaatsus ja GDPR: Miks on brauserisisene töötlemine turvalisem?

Tavalised PDF-tööriistad laadivad teie tundlikud lepingud, finantsdokumendid ja isikuandmed kuskile tundmatusse välismaa serverisse.

KeepPDF töötab 100% teie veebibrauseris:

• Ühtegi faili ei saadeta serverisse ega salvestata pilve.
• Kogu tihendamine ja liitmine toimub teie enda seadme mälus (WebAssembly ja JavaScript abil).
• Täielik vastavus GDPR reeglitele ja maksimaalne turvalisus konfidentsiaalsete lepingute puhul.